Un Sistema Qualità può essere in generale definito come l'insieme di:
- struttura organizzativa
- responsabilità
- procedure
- procedimenti
- risorse
messi in atto per la conduzione aziendale per la qualità .
Il Sistema Qualità interessa tutte le fasi, a partire dalla identificazione iniziale delle esigenze del cliente fino al loro soddisfacimento (UNI EN 29004).
Qualità significa rispetto del Cliente e soddisfazione del Cliente.
La progettazione di un Sistema Qualità aziendale deve costituire un'attività di priorità assoluta.
Le premesse per poter iniziare sono:
- forte impegno della Direzione, che deve essere assolutamente convinta del progetto e dei ritorni che potrà dare
- possibilità e volontà di investimento in termini economici e di impegno del personale, coinvolto in attività non direttamente produttive per parte del suo tempo
- disponibilità di personale in grado di comprendere e partecipare alla scelta della Direzione.
La principale figura da individuare in questa fase preliminare di progettazione del sistema qualità è quella di un responsabile interno per la Assicurazione della Qualità , che dovrà non solo supportare il consulente nel presentargli i meccanismi di funzionamento dell'Azienda, ma anche coinvolgere tutti i dipendenti nel processo di riorganizzazione del lavoro e di documentazione delle attività .
La figura dovrà essere individuata valutando le capacità di comunicazione del candidato, la sua leadersheep in azienda, la sua capacità di mantenere il pieno appoggio della Direzione.
Il forte coinvolgimento della Direzione costituisce il fattore determinante per il successo del progetto. Le inevitabili difficoltà iniziali e le resistenze di chi non sarà favorevole al cambiamento non potranno essere superate senza il pieno e cosciente appoggio della Direzione.
Da ultimo, ma non meno importante, va ricercato il coinvolgimento di tutti i dipendenti. Il Sistema Qualità deve coinvolgere tutti e far evolvere l'Azienda attraverso un processo di miglioramento continuo con il contributo attivo e costruttivo di tutti.
La durata delle attività di preparazione è ovviamente variabile in funzione della dimensione dell'azienda e dell'importanza attribuita dalla direzione al progetto (e quindi dall'investimento fatto in termini di supporto al consulente).
L'attività di implementazione del sistema può infatti essere suddivisa nelle seguenti fasi:
- analisi preliminare e definizione di un piano di lavoro
- definizione e realizzazione del Sistema Qualità , con scrittura delle procedure
- attivazione del sistema e formazione del personale
Va poi considerato un periodo di completamento dell'iter burocratico.
Il principale errore da evitare, fonte di problemi infiniti, è quello di voler prendere troppo alla lettera il testo della norma prescelta, con la giustificazione di non voler correre rischi durante la visita di certificazione.
Il testo di qualunque norma va invece letto, studiato, analizzato e soprattutto interpretato in funzione delle caratteristiche e dell'organizzazione dell'azienda.
E' meglio partire con qualche formalismo in meno e poi completare il sistema se e quando necessario, piuttosto che mettere in piedi un castello di procedure, documenti e report impossibili da seguire e da mantenere aggiornati.
Un sistema non utilizzabile sarà rifiutato e potrà al massimo essere utilizzato come 'demo' per tentare di ottenere il 'bollino' di certificazione.
Si annullerebbe così di fatto il significato dell'investimento aziendale, che si potrà invece ripagare solamente con i vantaggi di una migliore organizzazione realmente condivisa, applicata e partecipata.
Da un'indagine AICQ, fra i principali problemi denunciati dalle aziende, rientrano proprio l'interpretazione della norma per una corretta applicazione alla realtà aziendale, l'eccessiva produzione di carta e la gestione della documentazione.
Tra aspetti commerciali e organizzativi, ecco alcuni tra i principali vantaggi offerti dalla certificazione del sistema di gestione aziendale:
· Elemento distintivo rispetto ad aziende non certificate
· Garanzia di affidabilità nei confronti di terzi (clienti, fornitori, etc.) e miglioramento della posizione competitiva
· Strumento indispensabile per la partecipazione a gare di appalto, anche internazionali
· Valutazione indipendente e obiettiva del proprio sistema di gestione, condotta da personale esperto
· Strumento di razionalizzazione e maggiore conoscenza dei processi aziendali nonché di monitoraggio e misurazione in aggiunta e a verifica dei controlli qualità interni.
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